Datenschutzerklärung

Stand: 26.08.2026

1. Verantwortlicher

2. Zweck des Mitarbeiterportals

Das Portal dient der internen Organisation und Kommunikation mit Mitarbeitern. Dazu gehören insbesondere die Verwaltung von Mitarbeiterkonten und Stammdaten, Abteilungen und Positionen, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Teamübersicht und Teamkalender, interne News, das Schwarze Brett sowie E-Mail-Benachrichtigungen.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung und hinterlegten Angaben können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name, Benutzername und interne Benutzer-ID
• E-Mail-Adresse sowie private und geschäftliche Kontaktdaten
• Adresse und Geburtstag
• Personalnummer und Chip-Identnummer
• Eintrittsdatum, Abteilung(en), Position und organisatorische Zuordnung
• Urlaubsanspruch, Urlaubsanträge und sonstige Abwesenheiten
• Krankheitszeiten und gegebenenfalls intern hinterlegte Angaben hierzu
• vom Mitarbeiter gewählte Sichtbarkeits- und Benachrichtigungseinstellungen
• technische Protokoll- und Sicherheitsdaten, soweit diese im Portal erfasst werden

4. Sichtbarkeit innerhalb des Portals

Bestimmte persönliche Angaben können durch den Mitarbeiter für andere Mitarbeiter freigegeben oder verborgen werden. Dazu können beispielsweise E-Mail-Adresse, Geburtstag, Anschrift sowie private oder geschäftliche Telefon- und Mobilnummern gehören. Administratoren können im Rahmen ihrer Berechtigungen auf für die Verwaltung erforderliche Stammdaten zugreifen.

5. Urlaubs-, Abwesenheits- und Krankheitsdaten

Urlaubs- und Abwesenheitsdaten werden zur internen Personal- und Einsatzplanung verarbeitet. Angaben zu Krankheit bzw. Gesundheit sind besonders schutzbedürftig und dürfen nur für die hierfür vorgesehenen betrieblichen Zwecke und durch entsprechend berechtigte Personen verarbeitet werden. Für normale Mitarbeiter soll im Teamkalender lediglich eine Abwesenheit erkennbar sein, soweit keine weitergehende Berechtigung besteht.

6. E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn ein Mitarbeiter E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert und eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, kann das Portal Benachrichtigungen versenden, beispielsweise zu Urlaubsanträgen, Entscheidungen, neuen News oder neuen Einträgen am Schwarzen Brett.

7. Empfänger und Weitergabe

Personenbezogene Daten sind grundsätzlich nur für die jeweils berechtigten internen Nutzer bestimmt. Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt nur, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht, sie zur Erfüllung einer Verpflichtung erforderlich ist oder ein eingesetzter technischer Dienstleister im Rahmen einer zulässigen Auftragsverarbeitung tätig wird.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen betrieblichen Zwecke, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Verwaltung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Konkrete Lösch- und Aufbewahrungsfristen sind durch den Verantwortlichen festzulegen.

9. Sicherheit und Zugang

Der Zugang zum Portal ist auf autorisierte Benutzer beschränkt. Benutzer sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben. Bei Verdacht auf einen unbefugten Zugriff sollte unverzüglich der zuständige Administrator informiert werden.

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch haben. Außerdem besteht gegebenenfalls ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Datenschutzkontakt